Funciones de texto en Excel

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

La función CONCATENAR en Excel

La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.

Sintaxis de la función CONCATENAR

La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.

• Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.
• Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los
• argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Ejemplo de la función CONCATENAR

La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos.

1. En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer argumento:

=CONCATENAR(A2,

2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:

=CONCATENAR(A2,“ ”,

3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su respectivo espacio:

=CONCATENAR(A2,“ “,B2,” “,

4. Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:

=CONCATENAR(A2,“ ”,B2,” ”,C2)

La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás nombres.

La función ENCONTRAR en Excel

La función ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Sintaxis de la función ENCONTRAR

La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

• Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea encontrar.
• Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la búsqueda.
• Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzará la búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este argumento se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición.

Si el Texto_buscado es encontrado, entonces la función ENCONTRAR regresa un número que indicará la posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la función ENCONTRAR regresará el error #¡VALOR!

Ejemplo de la función ENCONTRAR

A continuación podrás observar una serie de ejemplos de la función ENCONTRAR que nos ayudarán a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscará un carácter específico dentro del texto de la columna A. Observa los resultados:

El primer ejemplo nos muestra la siguiente fórmula:

=ENCONTRAR("T", A2)

Esta fórmula encontrará la primera ocurrencia de la letra “T” (mayúscula) que se encuentra en la primera posición y por lo tanto el resultado es 1. Como había mencionado anteriormente, la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:

=ENCONTRAR("t", A3)

Al buscar la letra “t” (minúscula), obtenemos como resultado la posición 4 aun cuando se ha iniciado la búsqueda desde el primer carácter lo cual no indica que la búsqueda hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

El tercer ejemplo hace una búsqueda de la letra “i”:

=ENCONTRAR("i", A4)

Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras “i”, pero la función ENCONTRAR regresa la posición de la primera, que es la posición número 9. Sin embargo, en el último ejemplo utilizamos el tercer argumento de la función ENCONTRAR:

=ENCONTRAR("i", A5, 10)

Con el tercer argumento estoy indicando a la función ENCONTRAR que inicie la búsqueda a partir de la posición 10, que es la letra “g”, y por lo tanto me regresa la posición de la segunda letra “i”.

Errores comunes con la función ENCONTRAR

Si la función ENCONTRAR regresa el error #¡VALOR! es probable que tengas
alguno de los siguientes problemas:

• Si olvidamos que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas podemos obtener el error #¡VALOR! porque la función no encontrará coincidencias.
• Al utilizar el tercer argumento de la función, que indica la posición inicial de la búsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un número que sea mayor a la longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error #¡VALOR!

Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR

Las palabras encontrar y hallar son sinónimos, sin embargo cuando hablamos de la función ENCONTRAR y la función HALLAR nos damos cuenta de que son funciones muy similares pero que tienen una diferencia peculiar.

Las funciones ENCONTRAR y HALLAR

Ambas funciones pertenecen al grupo de las funciones de texto y devuelven la posición inicial donde se encuentra un texto buscado dentro de otra cadena de texto. Inclusive la sintaxis de las funciones es prácticamente idéntica:

ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial])

HALLAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial])

Puedes observar que las funciones tienen el mismo número de argumentos y además todos los argumentos se refieren a lo mismo: texto_buscado es el texto o palabras que deseamos buscar, dentro_del_texto es el texto principal donde realizaremos la búsqueda y núm_inicial es un parámetro opcional que nos indica el carácter donde se iniciará la búsqueda. Entonces, si ambas funciones son tan parecidas ¿Por qué Microsoft decidió incluir ambas?

Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR

Vamos a encontrar la diferencia entre ambas funciones con un ejemplo muy sencillo. En la siguiente imagen puedes observar que tengo la misma cadena en la celda A1 y A2. Y para ambas buscaré la palabra “excel” solo que para una fórmula utilizaré la función HALLAR y para la otra utilizaré la función ENCONTRAR.

La función HALLAR encuentra que la palabra “excel” comienza en la posición 1 de la cadena, sin embargo la función ENCONTRAR nos devuelve un error #¡VALOR! indicando que no ha encontrado dicha palabra. La diferencia entre ambas funciones es sutil pero importante de recordar: La función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas mientras que la función HALLAR no lo es.

Para comprobar que efectivamente la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas cambiaré las fórmulas para buscar la palabra “Excel” con la letra E como mayúscula. Observa los nuevos resultados:

Ahora ya lo sabes. La única diferencia entre las funciones ENCONTRAR y HALLAR es que la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas.

La función EXTRAE en Excel

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

Sintaxis de la función EXTRAE

La función EXTRAE tiene 3 argumentos:

• Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
• Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
• Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.

Ejemplo de la función EXTRAE

Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:

=EXTRAE(

2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:

=EXTRAE(A1,

3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4.

=EXTRAE(A1,4

4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un caracter y de esta manera tengo la fórmula final:

=EXTRAE(A1,4,9)

De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:

La función EXTRAE y las fechas

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO.

La función LARGO en Excel

La función LARGO en Excel pertenece al grupo de funciones de texto y solamente tiene un argumento que es una cadena de texto y como resultado nos devuelve el número de caracteres de dicha cadena.

Sintaxis de la función LARGO

• Texto (obligatorio): La cadena de texto cuya longitud deseamos conocer.

Es importante mencionar que la función LARGO contará también los espacios.

Ejemplo de la función LARGO

En el siguiente ejemplo, la función LARGO cuenta el número de caracteres de la cadena de texto de la celda A1:

Si la celda A1 estuviera vacía, sería equivalente a tener una cadena de texto vacía por lo que la función LARGO devolverá el valor cero:

Ahora observa lo que sucede cuando incluyo espacios en las cadenas de texto. En la siguiente imagen puedes observar que he colocado espacios al inicio y fin de las cadenas de texto de las celdas A2 y A3. También puedes observar que en la celda A4 he colocado un espacio entre cada una de las letras.

La función LARGO en Excel nos ayudará a obtener la longitud de cualquier cadena de texto que especifiquemos como argumento.

Función REEMPLAZAR en Excel

Categoría: Texto
Nombre en inglés: REPLACE

¿Qué hace la función REEMPLAZAR?

Reemplaza parte de una cadena de texto con otra cadena de texto indicada.

Sintaxis de la función REEMPLAZAR

REEMPLAZAR(texto_original, núm_inicial, núm_de_caracteres, texto_nuevo)

• texto_original (obligatorio): El texto que contiene los caracteres a reemplazar.
• núm_inicial (obligatorio): La posición dentro del texto donde se iniciará el reemplazo.
• núm_de_caracteres (obligatorio): La cantidad de caracteres que se reemplazarán.
• texto_nuevo (obligatorio): El texto que reemplazará los caracteres originales.

Ejemplos de la función REEMPLAZAR

REEMPLAZAR(“0123456789”, 3, 6, “”) = “0189”

REEMPLAZAR(“Año 2012”, 7, 2, “13”) = “Año 2013”

Función SUSTITUIR en Excel

Categoría: Texto
Nombre en inglés: SUBSTITUTE

¿Qué hace la función SUSTITUIR?

Sustituye un texto por otro en la cadena de texto especificada.

Sintaxis de la función SUSTITUIR

SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo, [núm_de_instancia])

• texto (obligatorio): El texto en donde se realizará la sustitución.
• texto_original (obligatorio): El texto que se quiere sustituir.
• texto_nuevo (obligatorio): El texto por el que se reemplazará el
• texto_original.
• núm_de_instancia (opcional): El número de instancia/aparición que se
• sustituirá.

Ejemplos de la función SUSTITUIR

SUSTITUIR(“abcdef”, “ef”, “efgh”) = “abcdefgh”

SUSTITUIR(“ExcelExcelExcel”, “Excel”, “Microsoft”, 2) = “ExcelMicrosoftExcel”

La función DERECHA en Excel

La función DERECHA en Excel nos devuelve la última letra o carácter de una cadena de texto. También podemos indicar a la función DERECHA que nos devuelva un número específico de caracteres del final de la cadena de texto.

Sintaxis de la función DERECHA

• Texto (obligatorio): La cadena de texto que contiene los caracteres que deseamos extraer.
• Núm_de_caracteres (opcional): El número de caracteres que deseamos extraer.

Algunas observaciones importantes sobre la función DERECHA son las siguientes. Si no se especifica el número de caracteres, entonces la función devolverá solamente el último carácter de la cadena de texto. Si por el contrario, el número de caracteres especificado excede la longitud de la cadena de texto, entonces se devolverá el texto completo.

Ejemplo de la función DERECHA

Ahora hagamos un ejemplo con la función DERECHA para dejar en claro su funcionamiento. Con la siguiente fórmula extraeré el último carácter de la cadena de texto de la celda A1:

=DERECHA(A1)

Observa el resultado de esta fórmula:

Tal como lo esperábamos, la función DERECHA devuelve el último carácter de la cadena de texto ya que al omitir el segundo argumento la función supone que deseamos un solo carácter. Obtendremos el mismo resultado si utilizamos la siguiente fórmula:

=DERECHA(A1, 1)

Si por el contrario necesito extraer más de un carácter, entonces debo especificar
la cantidad exacta en el segundo argumento de la función DERECHA:

=DERECHA(A1,4)

Esta fórmula nos devuelve los últimos 4 caracteres del texto de la celda A1:

Por último probaré que al especificar un número de caracteres mayor a la longitud de la cadena de texto simplemente obtendré como resultado la misma cadena de texto:

Observa que como segundo argumento he colocado el valor 100 que excede por mucho la longitud de la cadena de texto de la celda A1 y por la tanto la función DERECHA devuelve la cadena de texto completa.

La función IZQUIERDA en Excel

La función IZQUIERDA en Excel forma parte de las funciones de texto de la herramienta y nos ayuda a obtener un número determinado de caracteres ubicados a la izquierda de una cadena de texto de acuerdo a la cantidad de caracteres especificados.

Sintaxis de la función IZQUIERDA

La función IZQUIERDA en Excel tiene solamente dos argumentos:

• Texto (obligatorio): La cadena de texto de la cual se obtendrán los caracteres de la izquierda.
• Núm_de_caracteres (opcional): La cantidad de caracteres que serán extraídos de la cadena de texto.

Si se omite el segundo argumento, la función IZQUIERDA asumirá que solamente deseamos el primer carácter de la izquierda de la cadena de texto.

Ejemplo de la función IZQUIERDA

Hagamos un ejemplo sencillo con la función IZQUIERDA. En la celda A1 tengo el
texto “ExcelTotal.com” y en la celda B1 colocaré la siguiente fórmula:

=IZQUIERDA(A1)

El resultado de esta función será el siguiente:

Recuerda que si no utilizamos el segundo argumento de la función IZQUIERDA, se regresará solamente el primer carácter de la cadena por lo que en este caso solamente veo el carácter “E” en la celda B1.

Ahora utilicemos el segundo argumento de la función IZQUIERDA y remplazaré la fórmula de la celda B1 con la siguiente:

=IZQUIERDA(A1, 5)

Estoy pidiendo a la función IZQUIERDA me devuelva los primeros cinco caracteres de la izquierda de la cadena de texto ubicada en la celda A1 y el resultado es el siguiente:

Para la función IZQUIERDA la primera letra de la cadena de texto será el carácter uno de manera que en nuestro ejemplo el quinto carácter es la letra “l” y obtenemos la palabra “Excel” como resultado de la fórmula anterior.

Frecuentemente verás a la función IZQUIERDA siendo utilizada con otras funciones de Excel tratando de encontrar o comparar cadenas de texto. Por esta razón debes tener siempre presente la utilidad de esta función para poder hacer uso de ella eficientemente.

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