La carta y sus generalidades

¿Cómo escribir una carta?

La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional conversador, hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo". Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque nuestro mensaje no será fácil de comprender. Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad olvidando que, si no nos valemos de frases persuasivas pensadas especialmente para quien leerá la carta, ésta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.

Por el contrario, si hacemos uso de frases cortas y claras al entendimiento; si dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en la que se excluirán detalles innecesarios, seremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores. especialmente si a todo esto lo acompaña la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos y amables.

Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime oportuno.

Debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir.

La carta descubre nuestra personalidad

Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni sintácticos.

Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector.

Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará estupenda.

Estructura de la carta

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo.

• Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
• Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
• Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta (título, cargo, nombre, empresa donde trabaja).

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dados los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son:

Estimado señor … , Estimado cliente …,
Apreciado señor … , Apreciado proveedor …
Distinguido señor …, Distinguidos señores
A quien corresponda (en el caso de no saber el nombre del destinatario)

El cuerpo

El cuerpo se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

Aquí expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales, objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc).

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

En caso de que sean varios los asuntos tratados, se escribirá cada uno de ellos en párrafos separados. Habremos de procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2,5 ó 3 cms). El margen derecho puede ser menos amplio. Y en la medida de lo posible "justificar" los párrafos para que la carta quede
más elegante y presentable.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo. *Siempre se trata de usted al destinatario.

El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. Despedidas:

Cordialmente le saluda … , Cordialmente se despide …
Atentamente se despide … , Atentamente le saluda …
Aprovechamos este motivo para saludarle muy atentamente …
Un atento saludo …, Reciba un cordial saludo ….
Un cordial saludo …, Sin otro particular por el momento …
Reiteramos nuestros más cordiales saludos …
Se despide atentamente …, Un saludo …,

Otros

En caso de anexos se indica el número de estos. Además, es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Normas para redactar una carta

1. Póngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu crítico.
2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que usted escriba, juzgarán a su empresa.
3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el ingeniero "en ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza.
4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco. Recuerde que la carta es una conversación.
5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad. Estudie con detenimiento a su corresponsal y sabrá contestarle acertadamente.
6. No sea jamás pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan. Si tiene que dejar constancia de su amor propio, hágalo con sencillez y naturalidad; jamás como ofendido.
7. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias".
8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento en la convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos.
9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser comprendido con agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serán mayores.
10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta que obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye siempre la contestación porque su carta fue fruto de madurado pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo, acomodándose con perfección al asunto que trata.
12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá cuando sus pensamientos constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en la lectura, aquello que usted desea.
13. Sea exacto y pulcro, no cometa errores ortográficos ni sintácticos para que su mensaje pueda ser comunicado sin malas interpretaciones.
14. No escriba nunca correspondencia comercial a mano, utilice la computadora.
15. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro computador.
16. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra.
17. . Escriba las cartas por una sola cara del papel. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.
18. Inserte una línea en blanco entre los párrafos y tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.
19. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra. (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).
20. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.

Normas para responder de cartas

• 1ª. Escribir lugar y fecha del día en que escribimos la respuesta
  2ª. Contestar citando fecha de recepción, referencias y asunto de la carta que se está respondiendo
  3ª. Tener presente:
  • Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".
  • Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.
  • Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicación es extensa.

Aspectos formales de las cartas comerciales

Papel

La carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.

El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo , o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene.

El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño oficio (21,5 x 35).

Sobre

Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior).

La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre.

Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha , aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a …). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.

Tipos de cartas

Si hablamos de escritura de cartas, podemos afirmar sin equivocarnos que hay muchos tipos de cartas. Aquí explicamos algunas de las utilizadas habitualmente:

• Cartas de agradecimiento: Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas.
• Cartas de disculpa: Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
• Cartas de solicitud: En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio (por ejemplo del banco), un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.
• Cartas de felicitación: Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos
  encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.
• Cartas de invitación: Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación
• Cartas de constancia: estas cartas tienen por finalidad indicar que se está entregando un documento. Al momento de la entrega se da el original y se pide que se firme “el recibido” en la copia de la carta que nosotros nos llevaremos a archivo y que dejará como constancia que ha sido recibida.
• Cartas de Ventas: Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas, etc.
• Cartas de Relaciones Públicas: Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc.
• Cartas de presentación: Son utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se desea desarrollar nuestra vida laboral o profesional, generalmente van adjuntas al currículum.

Un buen currículo tiene muchas posibilidades de naufragar en un mar de solicitudes si carece de una carta de presentación acorde con su candidatura y con las expectativas de la empresa contratante. Expansionyempleo.com le da diez consejos para que saque provecho de este tipo de misivas.

Diez claves para escribir una carta de presentación

Diez claves para escribir una carta de presentación Un buen currículo tiene muchas posibilidades de naufragar en un mar de solicitudes si carece de una carta de presentación acorde con su candidatura y con las expectativas de la empresa contratante. Expansionyempleo.com le da diez consejos para que saque provecho de este tipo de misivas.

1. Personalice la carta: Antes de escribir, tómese un tiempo para investigar el nombre de la persona responsable de selección de la compañía. No deje que una carta genérica empañe su candidatura.
2. Capte la atención del lector: El primer párrafo le servirá para introducir el objeto de la misiva y captar el interés del lector mediante la utilización de datos concretos (por ejemplo, cómo se enteró de la oferta) y de un estilo dinámico y directo.
3. Exponga sus motivos: En el segundo párrafo, destaque las razones por las que se presenta al puesto, por qué ha elegido este sector de actividad y la compañía a la que se dirige. A continuación, exponga los motivos que justifican una entrevista de trabajo.
4. Muestre su interés: En el tercer párrafo señale su interés en que la empresa le conceda una entrevista y asegúrese la futura comunicación con ella. Puede hacerlo con citas como: "Tendría mucho gusto en ofrecerle más información durante una entrevista".
5. Limite el espacio: No aburra al lector con párrafos muy densos e intente que éstos no sean más de tres. De este modo, se asegurará de que la persona que recibe su carta, al menos, no desecha su currículo sin haberlo leído.
6. No hable de dinero: Desde luego, una carta de presentación no es el mejor lugar para plantear cuestiones salariales. Espere a conseguir una entrevista de trabajo para tratar este tipo de temas.
7. Escriba siempre una carta nueva: Una cosa es enviar cien currículos con cien cartas idénticas y otra mandar diez candidaturas adaptadas a cada oferta. La calidad puede ayudarle más que la cantidad.
8. Sea honesto: Inventarse una personalidad nueva no le llevará más allá de la entrevista de trabajo.
9. Preste atención a la forma de la carta: Cuide su formato y el lenguaje utilizado.
10. Relea lo que ha escrito: Póngase en el lugar de la persona que recibirá su carta. Haga una relectura crítica atendiendo a todas las claves señaladas. No dude en pedir una segunda opinión.

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